Formy komunikacji
Art. 63. [Sposób wniesienia i treść podania]
§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) wnosi się na piśmie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Podania utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, podania wniesione na adres poczty elektronicznej organu administracji publicznej pozostawia się bez rozpoznania.
§ 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres, również w przypadku złożenia podania w postaci elektronicznej, i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
§ 3. Podanie wniesione na piśmie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.
§ 3a. Podanie wniesione na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej zawiera dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.
§ 3b. (uchylony).
§ 4. Organ administracji publicznej jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego zażąda.
§ 5. (uchylony).
Art. 64. [Braki formalne podania]
§ 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.
§ 2. Jeżeli podanie nie spełnia innych wymagań ustalonych w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
1.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U.2015.971 z zm.) Starostwo Powiatowe w Kołobrzegu uruchomiło Elektroniczną Skrzynkę Podawczą znajdującą się na Elektronicznej Platformie usług Administracji Publicznej.
http://epuap.gov.pl/wps/myportal/strefa-urzednika/katalog-spraw/profil-urzedu/spkol - link działa tylko w przypadku osoby zarejestrowanej na platformie ePUAP2, posiadającej ważny Profil Zaufany.
Informacja, jak założyć Profil Zaufany dostępna jest tutaj: http://pz.gov.pl
adres skrytki na ePUAP: /spkol/skrytka
UWAGA: W celu złożenia wniosku za pośrednictwem platformy ePUAP konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub potwierdzonego Profilu Zaufanego (PZ).
2.
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz.U.2015.971 z zm.), Starostwo Powiatowe w Kołobrzegu udostępnia wszystkim zainteresowanym Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, która znajduje się na Platformie e-Usług Publicznych.
http://pzkolobrzeg.peup.pl (zakładka logowanie)
Aby uzyskać dostęp do funkcji Platformy e-Usług Publicznych (PeUP) obsługujących e-Sprawy należy się zarejestrować i zalogować. W innym wypadku treść kart usług i formularzy (tam, gdzie są one udostępnione) dostępna jest wyłącznie w tylko do odczytu/podglądu. Opis funkcjonalności PeUP oraz inne informacje dotyczące e-usług publicznych zawiera Pomoc znajdująca się na stronie głównej oraz na wszystkich podstronach PeUP w górnej części ekranu.
3.
Dokumenty wnoszone za pomocą poczty elektronicznej
Dokumenty wnoszone drogą poczty elektronicznej są przyjmowane zgodnie z paragrafem 9 punkty 1 i 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych z dnia 14 września 2011 r. (Dz.U. z 2011 nr 206 poz. 1216):
§ 9
- Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego lub w art. 168 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.
- W przypadku gdy:
1. w przepisach prawa został określony wzór pisma lub wzór nieelektroniczny,
2. w centralnym lub lokalnym repozytorium został umieszczony wzór pisma przeznaczony do załatwiania danej sprawy - inny niż ogólny, o którym mowa w § 19 –
przesyłki złożone w sposób, o którym mowa w ust. 1, uważa się za wniesione nieskutecznie.
4.
Dostarczenie dokumentów w godzinach pracy do Kancelarii Starostwa Powiatowego w Kołobrzegu na nośnikach danych reguluje Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. (Dz.U. 2018.180).
Dostarczenie dokumentów w godzinach pracy do Kancelarii Starostwa Powiatowego w Kołobrzegu na następujących nośnikach danych:
- pamięć masowa USB
- płyta CD-RW / CD-R
nie zawierających ŻADNYCH innych danych poza dokumentem / dokumentami
§ 11. 1. Doręczenie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych może być potwierdzone:
1) poświadczeniem przedłożenia;
2) dokumentem w postaci papierowej sporządzonym przez adresata.
Formaty załączników
Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 stycznia 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.2018 poz. 180), Starostwo Powiatowe w Kołobrzegu akceptuje poniższe formaty plików jako załączniki do kierowanej korespondencji elektronicznej, chyba, że inne przepisy prawa stanowią inaczej.
| Format danych | Zastosowanie formatu | Organizacja ustalająca format | Norma |
| .doc | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation |
|
| .docx | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Microsoft Corporation |
|
| .gif | grafika rastrowa | CompuServe |
|
| .jpg (.jpeg) | grafika rastrowa | Joint Photographic Experts Group | ISO/IEC 10918 |
| .ods | arkusz kalkulacyjny | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
| .odt | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) | ISO 26300 |
| | sformatowany tekst lub sformatowany tekst z grafiką | Adobe Systems Incorporated | ISO/IEC 32000 |
| .png | grafika rastrowa |
| ISO/IEC 15948 |
| .rtf | sformatowany tekst | Microsoft Corporation |
|
| .svg | grafika wektorowa | W3C |
|
| .tif (.tiff) | grafika rastrowa | Adobe Systems Incorporated |
|
| .txt | niesformatowany tekst |
| ISO/IEC 10646 |
| .xls | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation |
|
| .xlsx | arkusz kalkulacyjny | Microsoft Corporation |
|
| .xml | sformatowany tekst | W3C |
|